OPEN PLAN OFFICES VS CLOSED PLAN OFFICES

Maizi Latifa

13040112130231

Kelas F

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

BAB I

PENDAHULUAN

1.Latar Belakang Masalah

   Orang yang bekerja di sebuah kantor tentunya menginginkan kenyamanan. Tata letak ruangan kantor sangat berpengaruh terhadap kenyamanan dan konsentrasi kerja. Begitu pula halnya dengan perpustakaan. Dengan adanya back office dan front office akan sangat membutuhkan ruangan yang cukup. Tata letak ruangan di perpustakaan juga akan mempengaruhi users yang berkunjung. Sebagai pustakawan kita juga harus memperhatikan kenyamanan users.

     Oleh karena itu,saya mengambil judul "Open Plan Offices Vs Closed Plan Offices". Disini kita kan dapat melihat perbandingan kedua jenis tata letak ruangan kerja ini.

2.Rumusan Masalah

   a. Pengertian Open Plan Offices

   b. Keuntungan dan kerugian Open Plan Offices

   c. Pengertian Closed Plan Offices

   d. Keuntungan dan kerugian Closed Plan Offices

3. Tujuan Penulisan

    Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memberikan perbandingan tata letak di kantor yaitu antara Open Plan Offices dengan Closed Plan Offices.Dengan demikian kita dapat memilih konsep apa yang lebih baik digunakan.

Open Plan Vs Closed Plan Offices

Vs

Sebagai seorang karyawan yang bekerja di kantor,tentunya kita menginginkan suasana yang nyaman. Kondisi kantor yang nyaman akan mempengaruhi produktivitas kerja. Begitu pula halnya ketika kita bekerja di perpustakaan. Sama-sama membutuhkan ruang yang cukup,kenyamanan dan lain sebagainya.

Ketika kita bekerja dalam ruangan suatu kantor,ada beberapa faktor penting yang harus dipertimbangkan. Salah satunya adalah tata letak kantor. Ada sejumlah hal yang perlu dibahas tentang tata letak kantor,seperti biaya,masalah pivasi,komunikasi,kesehatan,dll.

Tata ruang kantor dibagi dua yaitu Open Plan Offices dan Closed Plan Offices. Berikut penjelasannya:

A.    Pengertian Open Plan Offices

Open Plan Offices adalah tata ruang kantor yang terbuka. Dimana semua orang secara bersama-sama bekerja tanpa ada sekat maupun dinding pembatas.  Jika di perpustakaan maka semua kegitan di perpustakaan dilakukan dalam satu ruangan tanpa ada pemisah satu sama lainnya.

B.     Keuntungan dan kerugian Open Plan Offices

Keuntungan	Kerugian
Memudahkan perubahan layout,biaya lebih kecil	Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia(privasi terganggu)
Memudahkan koordinasi dan komunikasi	Mengganggu konsentrasi kerja karena kebisingan,menghambat produktivitas
Menghemat penerangan dan pendinginan,dan pembersihan	Mengganggu kesehatan karena dengan mudahnya virus dapat menyebar
Mempermudah pengawasan	Membutuhkan AC dan Air Cleaner untuk mengurangi bau
Menambah semangat kerja dengan tim	Mengurangi otonomi karyawan dalam pergerakan,dll.

C.     Pengertian Closed Plan Offices

Closed Plan Offices adalah tata ruang kantor yang tertutup. Masing-masing pegawai dipisahkan dengan sekat. Jika di perpustakaan maka masing-masing petugas dibatasi oleh dinding yang tidak permanen sehingga bisa diubah-ubah.

D.    Keuntungan dan kerugian Closed Plan Offices

Keuntungan	Kerugian
Privasi lebih terjaga	Membutuhkan biaya yang lebih besar
Penurunan tingkat gangguan,kebisingan	Menciptakan budaya individualisme
Konsentrasi lebih mudah	Mempersulit perubahan layout
Lebih meningkatkan produktivitas	Penerangan dan pencahayaan lebih rumit

Dari penjelasan di atas,kita dapat mengambil kesimpulan bahwa kedua tata letak kantor tersebut memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing. Penerapannya di perpustakaan juga sama. Misalnya konsep open plan offices,dimana bagian pelayanan atau sirkulasi berada dalam satu ruangan dengan bagian pengolahan,pengadaan,dsb. Tinggal bagaimana cara mengatur tata ruangnya agar berbagai macam aktivitas yang dilakukan dapat berjalan dengan seimbang.

Tapi,menurut saya jika menggunakan tata ruang yang terbuka seperti itu akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi users maupun pustakawan. Di satu pihak kegiatan pustakawan untuk mengelola bahan pustaka menjadi terganggu dengan banyaknya orang yang berlalu lalang di dalam perpustakaan. Selain itu,pada ruangan terbuka kemungkinan tersebarnya virus lebih besar,sehingga kemungkinnan terjangkit penyakit juga akan lebih besar.

Privasi karyawan juga akan terganggu,mereka tidak bisa bergerak dengan bebas atau ingin melakukan sesuatu. Bahkan untuk tidak mengalihkan perhatian rekan kerja,kita tidak menjawab ada panggilan telepon yang masuk. Ruang gerak pribadi menjadi terbatas yang menimbulkan suatu ketidaknyamanan bagi karyawan. Contoh lainnya,ada seseorang yang merasa rileks jika ia bekerja sambil mendengarkan musik secara langsung atau tidak menggunakan earphone namun ada pula orang yang merasa terganggu dengan suara musik saat ia bekerja. Jika mereka ditempatkan dalam suatu ruangan yang sama dan terbuka tentu akan menjadi masalah bagi keduanya.

Konsep tertutup akan lebih bagus digunakan. Kegiatan di perpustakaan bisa terdiferensiasi. Tidak ada yang terganggu dengan aktivitas masing-masing. Ruang kantor atau perpustakaan yang tertutup dapat menurunkan tingkat gangguan bagi pustakawan atau users. Privasi lebih terjaga sehingga nyaman dalam bekerja.Tata letak kantor yang tertutup akan membuat petugas jauh dari kebisingan dan stress yang memungkinkan mereka untu bekerja dengan tenang dan nyaman.

Namun tata letak yang tertutup ini belum meupakan tatanan yang terbaik. Masih diperlukan tambahan di berbagai aspek. Seperti pemberian partisi kaca yang memberikan kesan tertutup dan pribadi sementara masih memberikan perasaan ruang dan keterbukaan.

Menurut saya tata ruang yang tepat digunakan di perpustakaan adalah konsep Closed Plan Offices. Walaupun membutuhkan biaya yang cukup besar,itulah konsekuensinya jika ingin menciptakan suasana kerja yang nyaman. Untuk mengatasi adanya sikap individualistis,bisa saja diadakan berbagai kegiatan untuk pustakawan yang bisa mendorong sikap kebersamaan seperti seminar atau bahkan kegiatan untuk hiburan semata.

Semua itu tergantung dari perpustakaannya sendiri.Berapa banyak biaya yang dimilki suatu perpustakaan untuk menata ruangan perpustakaan. Pada akhirnya pemilihan tata ruang yang tepat akan meningkatkan produktivitas kerja dan berimbas pada berkembangnya perpustakaan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Rado,Anna Codrea.Open-Plan Offices Make Employees Less Productive ,Less Happy and More Likely 

        to Get Sick.2013.(http://qz.com/85400/moving-to-open-plan-offices-makes-employees-less-productive-less-happy-and-more-likely-to-get-sick/).diakses 4/07/13

Johnson,Jan.2003.The Endless Debate: Open Plan or Closed Offices?.2003.(http://www.interiorsandsources.com/article-details/articleid/3800/title/the-endless-debate-open-plan-or-closed-offices.aspx.) diakses 4/07/13

Layanan Prima di Perpustakaan

Nama   : Maizi Latifa

NIM    : 13040112130231

Kelas F

Jurusan Ilmu Perpustakaan

Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Diponegoro

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan salah satu contoh dari unit usaha yang bersifat layanan/services business (Septiyantono (Ed.),2007: 218).Keberhasilan suatu perpustakaan dapat dilihat dari layanan yang diberikan. Suatu layanan dikatakan berhasil apabila perpustakaan tersebut mempunyai banyak pengunjung dan user yang memnfaatkan fasilitas yang disediakan. Berhasil atau tidaknya suatu layanan tergantung kepada petugas yang melaksanakan layanan. Oleh karena itu,petugas perpustakaan merupakan factor penting dalam kegitan layanan perpustakaan.

Saya mengambil judul “Layanan Perpustakaan” karena beberapa tahun yang lalu saya mempunyai pengalaman yang tidak mengenakkan  mengenai layanan yang dilakukan oleh petugas di Perpustakaan Umum Daerah di tempat saya tinggal. Petugas yang melayani bersikap tidak ramah,bertutur kata dengan nada yang tinggi,dan raut wajah selalu cemberut. Hal itu menyebabkan saya merasa tidak nyaman berada di perpustakaan tersebut. Pada awalnya saya ingin membuat kartu anggota perpustakaan,namun karena pelayanan yang seperti itu saya mengurungkan niat untuk menjadi anggota perpustakaan itu.Petugasnya memberikan syarat-syarat menjadi anggota dengan memberikan satu lembar kertas lalu saya disuruh membaca sendiri dan apabila belum bisa melengkapi persyaratannya disuruh kembali esok harinya. Tidak ada penjelasan lengkap,apalagi persyaratannya cukup banyak,seperti rekomendasi kepala sekolah,orang tua,dan lain-lain. Ketika saya mencoba bertanya,jawaban yang diberikan kurang memuaskan dan cara penyampaiannya tidak ramah.Berdasarkan permasalahan tersebut saya membuat makalah tentang layanan perpustakaan.

B.     Rumusan Masalah

a.       Apa itu layanan perpustakaan?

b.      Prilaku yang dilakukan untuk menuju suatu pelayanan prima.

BAB II

PEMBAHASAN

            Jika kita berkunjung ke perpustakaan,tentunya akan berhubungan dengan petugas perpustakaan dan layanan perpustakaan. Layanan perpustakaan adalah kegiatan melayani users yang dilakukan oleh pustakawan sesuai dengan kebutuhan informasi users.Pelayanan yang diberikan oleh setiap petugas berbeda-beda. Ada yang ramah,cuek,dan lain sebagainya. Banyak pengalaman tentang pelayanan di perpustakaan. Salah satunya pengalaman saya di Perpustakaan Umum Daerah beberapa tahun yang lalu. Petugas yang tidak ramah,nada suara tinggi,dan raut wajah cemberut merupakan hal yang tidak baik dilakukan oleh seorang pustakawan.

            Seorang pustakawan harus mengoptimalkan pelayanan yang memuaskan pada users. Sikap-sikap di atas akan membuat users merasa tidak nyaman. Bahkan saya yang awalnya ingin membuat kartu anggota perpustakaan,membatalkan niat tersebut hanya karena pelayanan itu. Hal tersebut tentunya akan merugikan kedua belah pihak. Perpustakaan tidak akan maju dengan kualitas layanan yang buruk dan users tidak akan tertarik lagi untuk berkunjung ke perpustakaan tersebut.

            Sikap pustakawan sangat mempengaruhi minat baca users di perpustakaan. Melihat pustakawan yang ramah ,users akan merasa nyaman berada di perpustakaan. Bahkan ia juga akan merekomendasikan teman-temannya untuk datang ke perpustakaan. Dengan demikian itu juga akan menambah statistik pengunjung perpustakaan tersebut.

            Zeithaml et al.(1990) membagi kualitas layanan dalam lima dimensi SerQual:

1.      Tangibles (bentuk fasilitas fisik,sarana,personalia,dan media komunikasi)

2.      Reliabilitas (kemampuan menyajikan layanan yang dijanjikan dengan akurat)

3.      Responsivitas (kemampuan membantu users dan penyediaan layanan yang cepat)

4.      Jaminan (pengetahuan dan rasa hormat pustakawan dan kemampuannya dalam meyakinkan dan dapat dipercaya)

5.      Empati (perhatian terhadap setiap users secara individu).

Permasalahan yang saya kemukakan tadi,tidak akan terjadi apabila petugasnya bersikap dengan semestinya. Seharusnya seorang pustakawan tahu dimana ia bekerja yaitu bagian pelayanan. Orang yang dilayani ada berbagai ragam. Seorang pustakawan juga harus mengetahui karakter users shingga ia bisa menghadapi users dengan berbagai karakter apapun. Memaksimalkan pelayanan juga akan memberikan efek positif bagi pustakawan itu,users,dan perpustakaan itu sendiri. Pustakawan mendapat nama baik,users dapat terbantu dalam menemukan informasi,dan perpustakaan menjadi lebih terkenal di kalangan masyarakat karena pustakwannya yang ramah dan sebagainya.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.      Layanan perpustakaan adalah kegiatan melayani users yang dilakukan oleh pustakawan guna memenuhi kebutuhan informasi users

2.      Prilaku menuju pelayanan prima

a.       Self esteem (harga diri) => Menanamkan sikap positif dalam menghadapi users

b.      Excees expectation => Menciptakan pelayanan positif untuk memenuhi dan melampaui harapan users.

c.       Recovery => mengatasi keluhan users,menguji standar pelayanan,dan mendengarkan dengan seksama.

d.      Vision => Pandangan ke depan,ciptakan cultural library

e.       Improve => Pelatihan pustakawan untuk pelayanan prima

f.       Care => Sistem yang menyenangkan,kualitas,dan ukuran (reliability,assurance,emphaty,responsiveness,dan tangible).

g.      Empower => Pemberdayaan  yang dapat menjamin staf memeinkan peran dalam memajukan dan mengembangkan perputakaan.

B.     Saran

Terhadap permasalaha di atas,jika saya sebagai pustakawannya saya akan melakukan hal berikut:

1.      Bersikap lebih ramah dengan menyapa terlebih dahulu “Selamat datang,ada yang bisa dibantu?” . Dengan demikian users akan merasa lebih dihargai.

2.      Bertutur kata dengan lemah lembut sehingga tidak menyinggung perasaan users.

3.      Ekspresi wajah yang murah senyum

4.      Memberikan informasi kepada user dengan lengkap,seperti memberikan lembar persyaratan menjadi anggota dilengkapi dengan penjelasan.

5.      Jika ada users yang bertanya,maka dijawab dengan efektif. Dengan demikian apa yang diminta oleh users dapat tersampaikan dengan baik.

Daftar Pustaka

Rimbarawa,Kosam dan Supriyanto.2006.Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawan.Jakarta:IPI                Pengurus Daerah DKI Jakarta.

Septiyantono,Tri dan Umar Sidik (Ed.).2007.Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.                    Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan                         Kalijaga.